ZARZĄDZANIE CZASEM. Jak sobie radzić z organizacją czasu w pracy i w domu?

Jesteś mamą, pracownikiem, przyjaciółką, żoną? A może inaczej: jesteś kucharką w swoim domu, pełnoetatową sprzątaczką, opiekunką, przyjaciółką „na dobre i złe”, która w przerwie między gotowaniem obiadu a zabawą z dzieckiem pociesza koleżankę, która przeżywa ciężkie chwile, a w międzyczasie jeszcze sprawdza czy ciasto w piekarniku nie przypala się? A potem trzeba jeszcze zrobić pranie, nadrobić zaległości w pracy i pójść spać, żeby jutro od nowa zacząć aktywny dzień…

Tak, jesteś kobietą. Potrafisz robić kilka rzeczy na raz, dwoić się i troić i czasami pogubić w nawale zajęć. Bo kiedy nas – kobiety przytłacza nadmiar czasu i obowiązków łatwo zapomnieć o ważnym spotkaniu, o odpoczynku, o czymś istotnym. I zostaje tak niewiele czasu na złapanie oddechu, pozbycie się natrętnych myśli typu: „Co jeszcze miałam zrobić?”, „A może o czymś zapomniałam?”.

To samo tyczy się mężczyzn – bądźmy obiektywne. Oni też w nawale obowiązków gubią się w papierkowej pracy, w stercie dokumentów, które leżą na biurku, w zastanawianiu się „Co ważnego dziś miałem zrobić?”. I najgorzej, kiedy tę pracę przynoszą do domu, zakłócają czas dla rodziny, czas na odpoczynek, regenerację…

Dlaczego brakuje nam czasu?

A brakuje – to jest pewne.
Wiele osób nie radzi sobie z zarządzaniem czasem, z organizacją obowiązków w ciągu dnia. W ten sposób spada efektywność, pojawia się złość, frustracja. Działa to jak podstępna „machina”, która uruchamia się, gdy kolejne czynności zabierają nam więcej czasu niż powinny. Dzieje się tak z dnia na dzień, ciągle mamy wrażenie, że czegoś nie zrobiliśmy, że jesteśmy spóźnieni. Swoje niezadowolenie wyrażamy złością, agresją w stosunku do innych. Jest już bardzo źle…

Mike Clayton w poradniku pt. „Zarządzanie czasem” wskazuje, że istotne jest zachowanie równowagi między czasem poświęconym na obowiązki zawodowe, odpoczynek i pobyt z rodziną. Autor, który przez kilkadziesiąt lat współpracował z wybitnymi osobowościami świata biznesu, ludźmi, którzy łączyli życie zawodowe z prywatnym wskazuje, jakie wnioski płyną z tej obserwacji (1). Lektura książki Claytona pozwala stwierdzić, że trudno występować w kilku rolach społecznych i nie pogubić się. Wymaga to dobrej organizacji czasu, ale DA SIĘ być i pracownikiem i domownikiem i przyjacielem i w każdej z tych ról spełniać się w 100%!

 

 

Pracująca mama, zabiegany tata…

Zanim napiszę Ci jak efektywnie zarządzać czasem chcę pokazać jakie błędy popełniasz codziennie i dlaczego źle organizujesz swój czas.
Źle zorganizowana osoba:

• czuje złość i frustrację przy wykonywaniu codziennych obowiązków
• ma zamęt w kalendarzu
• ma kilka zadań do rozwiązania na raz, nie może z nimi zdążyć
• nie ma jasno określonych priorytetów
• pracuje w chaosie
• ma problemy w komunikowaniu się z innymi osobami

To jasne dowody na to, że organizacja czasu nie jest właściwa, a każdy kolejny dzień zaczynamy z bólem głowy lub stwierdzeniem: „I znowu muszę zrobić to, to i tamto… I jeszcze sto innych rzeczy…”.
A gdyby tak zaczynać dzień w pozytywnym nastroju, bez pośpiechu dopijając kawę, zaczynając pracę z uśmiechem na ustach i nie martwić się o nadmiar obowiązków, bo „przecież wszystko mam dobrze zorganizowane i ze wszystkim zdążę”? Jak to zrobić?
Da się, będąc i pracującą mamą i zabieganym tatą…

 

Lothart J. Seiwert wskazuje 10 zasad dobrego zarządzania czasem, dzięki którym kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie (3). Są to:

• realizacja tych samych zadań, ale mniejszym nakładem sił
• lepsza organizacja własnej pracy
• lepsze wyniki w pracy
• mniej chaosu i stresu
• większe zadowolenie z pracy
• większa motywacja
• czas na realizację zadań „wyższego rzędu”
• mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność
• mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań
• szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych (3)

 

Harmonogram pracy

W praktyce dobra organizacja czasu pracy sprowadza się często to opracowania planu. Ale nie jest to tylko wypisanie listy rzeczy do zrobienia. To dopiero punkt wyjścia, który ma na celu wskazanie zakresu obowiązków, terminów, kolejności wykonywania danych czynności. Lista powinna być dokładna, ale krótka, bo trudno pracuje się z bardzo rozbudowanym planem. Warto na niej zaznaczyć czas na nieprzewidziane wypadki, dodać rutynowe czynności, które wykonuje się codziennie.

 

Robiąc plan zajęć na konkretny dzień warto ustalić priorytety, czyli te zadania, które absolutnie muszą być wykonane. Zaznacz też te, które możesz, ale nie musisz wykonać. To spowoduje, że kiedy uda Ci się w danym dniu zrobić coś więcej ponad wymagane, priorytetowe zadania – odczujesz radość, satysfakcję, zrozumiesz, że zaczynasz radzić sobie z zarządzeniem czasem i swoją pracą.

Uśmiechaj się!

To ostatnia i jedna z najważniejszych rad. Uśmiechaj się codziennie i myśl pozytywnie. Polub siebie. Nie zmuszaj się do pracy, która powoduje w Tobie żal, frustrację, rozgoryczenie, jest poniżej Twoich kwalifikacji i oprócz pieniędzy nie daje nic.
Uśmiechaj się też dlatego, że to dezorientuje ludzi wokół – jest to prostsze niż wytłumaczenie im co dokucza Ci w środku. Każda trudna sytuacja pozostawia po sobie doświadczenia i pozwala w przyszłości wyeliminować błędy, oszczędzić czasu na ich roztrząsanie i… pozostawić czas na inne rzeczy.

Wiele kobiet boryka się z nawałem obowiązków domowych i zawodowych. Podobnie jak mężczyźni staramy się połączyć życie rodzinne z aspiracjami, nie tracąc przy tym zdrowego rozsądku, codziennej satysfakcji z życia i cennego czasu. Czasami gubimy się w tym, ale dobry harmonogram pracy i zastanowienie się nad sposobem, w jaki zarządza się swoim czasem pozwala wrócić na dobry tor. I tego życzę właśnie Tobie (O ile cały czas nie jesteś dobrze zorganizowaną osobą, a ten artykuł czytasz z zupełnie innego powodu ;)).

 

Bibliografia:
1. M. Clayton, Zarządzanie czasem, tł. K. Zimnoch, Wyd. Samp, 2011, s. 45.
2. Marketing inwestycji naukowych i badawczych, nr 1 (7)/2013, instytut Lotnictwa, Warszawa 2013, s. 17.
3. L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź Panem własnego czasu, Wyd. Placet, Warszawa 1998, s. 14.